Comment organiser un séminaire d'entreprise ?

Seminaire oct. 28, 2019

Cette année, tout repose sur vous. Vous allez devoir organiser un séminaire d’entreprise sur mesure, de préférence original sans trop en faire, riche en idées plus qu’en budget, stimulant et inspirant, à l’image de l’entreprise et de ses salariés… rien que ça. Mission impossible ? Pas avec la bonne méthode. Suivez-nous, on vous explique.

Définissez les bases du séminaire d’entreprise

Pour organiser un séminaire d’entreprise réussi, l’astuce des pros consiste à faire les choses dans l’ordre, tout simplement. Avant d’envoyer les invitations, commencez donc par répondre à trois grandes questions : quoi, qui et pourquoi. Le « quoi » consiste à définir le type du séminaire, le « qui », la cible à laquelle il est destiné, le « pourquoi », ses objectifs.

S’agit-il d’un séminaire de direction réservé au comité exécutif, d’un séminaire commercial pour les managers, d’un séminaire incentive pour tous les employés ? d’un séminaire de formation ?

L’objectif principal est-il de résoudre des questions de stratégie, d’informer les participants, de renforcer leur relationnel ? Un séminaire d’entreprise peut avoir plusieurs objectifs, mais l’un d’entre eux est en principe prioritaire. Quoi, qui, pourquoi : prenez le temps de répondre noir sur blanc à ces trois questions, vous aurez déjà fait un quart du travail de préparation.

Fixez la date du séminaire d’entreprise

Il est maintenant temps de choisir quand… et idéalement, organiser un séminaire d’entreprise débute six mois en amont. Si vous le pouvez, choisissez une date six mois plus tard, donc, en évitant les périodes qui pourraient inciter les participants à refuser. Autrement dit, supprimez directement de votre planning les ponts, les vacances scolaires et les dates de grands événements, tournois de foot en tête de file. Et si vous peinez à trouver la bonne date, n’hésitez pas à impliquer les futurs participants dans la décision, vous réduirez les risques d’erreurs et de désistements !
Profitez-en pour déterminer la durée de votre séminaire d’entreprise, en grande partie déterminé par le type de séminaire choisi : on compte en moyenne une demi-journée à deux jours pour un séminaire de direction, deux à trois jours pour un séminaire de formation, un à trois jours pour un séminaire commercial et une ou deux nuits dans le cas d’un séminaire de cohésion.

Définissez un budget pour votre séminaire d’entreprise

Oui, il est possible d’organiser un séminaire d’entreprise à budget maîtrisé, à condition de s’y prendre en amont et de faire les bons choix. Première étape, définir le budget en question, puis qu’il dictera une partie des choix de prestations.

Le budget est serré ? Limitez les prix en partant moins loin ou moins longtemps, en évitant les grandes villes et destinations touristiques. Ou si les participants l’acceptent, en optant pour les périodes creuses de l’événementiel… donc les vacances scolaires ou le début de semaine, la montagne en été ou le bord de mer en hiver, bravo, vous y êtes.

Choisissez le lieu de votre séminaire d’entreprise

Puisque vous avez défini votre budget et le type du séminaire d’entreprise à organiser, vous avez en principe déjà une idée du lieu dont vous avez besoin. Pour un séminaire de formation, par exemple, le calme et les équipements importent plus que l’originalité. À l’inverse, un séminaire de cohésion profite toujours de lieux atypiques et inattendus pour en mettre plein la vue !
Vous avez besoin de services complets ? Choisissez des établissements combinant salles de réunion, chambres et restaurant. Le budget est limité ? Envisagez une location de salle facilement accessible, puisqu’un séminaire d’entreprise n’implique pas forcément d’héberger les participants sur place. Tant que l’endroit dispose de modes de transport adaptés et se situe à proximité du lieu de vie des salariés, ils peuvent le rejoindre le matin puis le quitter le soir. Dans tous les cas, renseignez-vous quant aux formules disponibles auprès du lieu choisi, certains établissements proposant des offres spécifiques pour faciliter l’organisation d’un séminaire d’entreprise !

Sélectionnez les prestations du séminaire d’entreprise

Même le plus simple des séminaires d’entreprises implique un minimum de prestations à réserver. A moins d’opter pour une formule tout compris, il va bien falloir nourrir les participants, voire les distraire…

La restauration

Difficilement évitables sur un séminaire d’entreprise, même d’une demi-journée, les prestations de restauration peuvent être incluses dans la formule proposée par l’établissement. Dans le cas contraire, il faudra prévoir des formules traiteur sur le lieu de l’événement, à ajuster en fonction de la durée et du nombre de participants. Petit-déjeuner, déjeuner, dîner, cocktail, pause-café ou pause goûter, adaptez le menu à vos besoins mais n’hésitez pas à jouer l’originalité pour ajouter du piquant au séminaire !

Les activités

Pour rythmer une journée de formation, animer un cocktail ou booster le relationnel, les activités sont la clé d’un séminaire d’entreprise réussi. Elles apportent une note de légèreté et d’originalité à des événements sérieux, permettent aux participants de souffler et de tisser des liens, tout en leur laissant des souvenirs inoubliables. Le secret ? Sur un séminaire longue durée, équilibrez les activités sportives et créatives, sérieuses ou ludiques, sans jamais perdre de vue l’objectif du séminaire.
En clair ? Si vous organisez un séminaire de direction particulièrement stressant, une activité de bien-être sera sans doute la bienvenue. Les activités type tournoi n’ont pas leur pareil pour stimuler un séminaire commercial, alors qu’un séminaire de cohésion n’en serait pas un sans ses activités de team building. Le séminaire dure trois jours ? Alternez animation technologique, team building en plein air et atelier culinaire. Le tout, en adaptant le type d’activité en fonction de la cible, pour éviter d’embarquer les amateurs de confort dans un stage de survie ou les amateurs de sensations fortes dans un atelier de création de parfum

Faites des listes et communiquez sur votre séminaire d’entreprise

Préparez tout d’abord un rétroplanning des échéances à respecter pour réserver, confirmer, régler, valider les prestations choisies… puis un planning du séminaire d’entreprise lui-même, afin d’organiser les horaires des réunions, conférences, séances de travail, activités, repas etc. Sans oublier d’y glisser un minimum de souplesse en cas d’imprévus, et des temps de pause pour favoriser la détente et la cohésion.
Une fois le séminaire d’entreprise organisé et planifié, cette fois, vous êtes prêt à communiquer : envoyez les invitations, relancez pour obtenir des réponses, validez et confirmez. Diffusez le planning aux participants et prévenez-les si l’une des activités prévues nécessite un équipement particulier. L’astuce en plus ? Continuer à communiquer même après le séminaire, en effectuant une enquête de satisfaction puis en envoyant quelques photos souvenir aux participants. Vous récolterez des informations utiles pour faire encore mieux la prochaine fois !

Olivier BAILLEUX

Cofondateur et CEO d'Eventastic