Pot de départ : de l'invitation au discours

Soirée d'entreprise mars 09, 2020

Fin de contrat, mutation, départ en retraite ? Si toutes les occasions sont bonnes pour organiser un pot de départ, encore faut-il savoir par où commencer. Que vous l’organisiez pour vous ou pour l’un de vos collaborateurs, il va falloir penser lieu, invitation et discours. Vous paniquez ? Pas nous ! Et pour vous simplifier la vie, on a fait le point sur les étapes du pot de départ réussi.

Les invitations au pot de départ : qui, quand et comment

Non, en parler autour de la machine à café ne constitue pas une invitation à un pot de départ. Si le bouche-à-oreille peut fonctionner dans une petite entreprise, il fait rarement ses preuves dans les grands groupes. Pour mettre toutes les chances de votre côté, commencez par établir la liste des invités : dans une petite entreprise, toute l’équipe est en principe invitée, mais dans une grande, le nombre dépend du lieu et du planning. La base ? Invitez toutes celles et ceux avec qui l’employé sur le départ a travaillé, en cercles plus ou moins larges selon la place… et au grand minimum une semaine avant le pot de départ !

  • Envoyez les invitations au pot de départ par mail. Selon votre niveau de maîtrise digitale, vous pouvez créer un véritable flyer, en charger les graphistes, tourner une petite vidéo, écrire un simple texte… voire même utiliser les logiciels de gestion de tâches en équipe pour connaître les réponses et disponibilités de chacun en direct !
  • Parlez-en. Cette fois, le bouche-à-oreille est utile pour ancrer l’événement dans les mémoires et obtenir des réponses, qui permettront d’estimer le nombre de participants et donc les quantités à prévoir.

Le bon créneau pour un pot de départ

Première étape, choisir le bon moment. L’organisation d’un pot de départ commence par une date et un horaire, et la solution la plus évidente n’est pas toujours la plus simple. En règle générale, le moment idéal est en fin de journée pour ne pas perturber le travail, et le jour du départ. Le hic ? Selon l’entreprise, la période de l’année, la charge de travail, la date du départ, le nombre d’invités ou les disponibilités de chacun, tout peut se compliquer.

Choisissez un créneau durant lequel la charge de travail est la plus légère. D’où le choix de la fin d’après-midi, mais dans certains secteurs, le matin ou le midi peuvent s’avérer plus appropriés. Dans ce cas, personne ne vous empêchera d’organiser un petit-déjeuner ou un déjeuner de départ !

Vérifiez le planning. Le vendredi des vacances s’avère rarement une bonne idée, de nombreux collaborateurs quittant les lieux sans s’attarder, auquel cas le jeudi devient plus adapté.

Pensez aux invités. Si la majorité d’entre eux sont parents, peut-être doivent-ils quitter le bureau à l’heure pour aller récupérer les enfants. Dans ce cas, il vous faudra préférer la matinée, le déjeuner, ou bloquer un créneau pour le pot de départ sur les horaires de travail.

Comment choisir le bon lieu pour un pot de départ ?

Au bureau ou à l’extérieur ? Le lieu du pot de départ est souvent laissé de côté, la plupart des organisateurs préférant occuper la salle de pause, voire même parfois les bureaux… et la solution n’est pas toujours la plus pratique, puisqu'il vous faudra préparer un minimum les lieux. Donc perturber le travail ou la circulation, si vous optez pour un espace partagé !

Encore une fois, prenez en compte l’ampleur de l’événement. Si vous improvisez un pot de départ en petit comité, le lieu le plus adapté reste effectivement l’entreprise. Dans ce cas, préférez tout de même une salle de réunion libre ou la salle de pause plutôt que l’espace de travail. Ou à défaut, réservez un coin dédié pour éviter d’encombrer le bureau avec le buffet. Si les invités s’annoncent nombreux, il vous faudra adapter la taille de la salle. Et si l’entreprise ne dispose pas d’une salle vide assez vaste, prévoir de louer une salle ou privatiser un bar ! Vous trouverez une longue liste de lieux pour un pot de départ, parfois même suffisamment près du bureau pour faire l’aller-retour facilement. Le tout, avec l’effet de surprise en bonus.

Pour un pot de départ original, là encore, quittez le bureau. Les collaborateurs se sentent souvent plus libre à l’extérieur, et le choix de salles de location vous permettra de marquer durablement les esprits. Péniche, cave, rooftop ou bar privatisé, tout est possible tant que le lieu du pot de départ est adapté au nombre des invités et facilement accessible.

La logistique du pot de départ

Sauf exception, les invités à un pot de départ s’attendent à être nourris et abreuvés, à moins de trinquer à l’eau du robinet au moment du discours... Prenez en compte le nombre d’invités pour estimer les quantités nécessaires, puis adaptez la solution de restauration au budget et à l’ampleur de l’événement.

Si la formule traiteur est l’une des plus populaires, c’est qu’elle libère les organisateurs du pot de départ : choisissez, commandez, les professionnels se chargent de préparer, de livrer et d’installer. Vous pourrez même choisir une formule originale ou dépaysante pour surprendre les invités !

Pour un petit groupe, la solution la moins chère consiste à laisser chacun apporter quelque chose, ou à faire le plein dans le supermarché le plus proche. Une boulangerie ou même une charcuterie peuvent également assurer le buffet d’un pot de départ.

Gare aux boissons, indispensables à tout pot de départ réussi. Si celui-ci a lieu en journée ou que la politique de l’entreprise l’interdit, en revanche, optez pour des boissons sans alcool. Et pour bluffer les invités, pensez aux bars à jus, à smoothies ou à cocktails.

Préparez votre discours de pot de départ

Vous n’y couperez pas. À un moment ou un autre, l’un des collaborateurs réclamera un discours de pot de départ. Si vous organisez le pot de départ d’un collaborateur, envisagez de l’en avertir, surtout s’il s’agit d’un ou d’une timide. Si vous organisez votre propre pot de départ, pensez à y réfléchir. Et si vous êtes le ou la supérieure de l’employé sur le départ, sachez qu'il vous faudra prendre la parole vous aussi.

Préparez un minimum votre discours. Il ne s’agit pas de rédiger mot pour mot un monologue à apprendre par cœur, mais de résumer les sujets à aborder.

N’oubliez pas les remerciements, qui constituent plus ou moins le cœur du discours d’un pot de départ ! En tant que supérieur, remerciez le collaborateur pour son engagement, son travail, son esprit d’équipe… En tant que collaborateur quittant l’entreprise, remerciez votre supérieur, vos collègues ou toutes celles et ceux qui en ont fait partie. Et sans rancune.

N’en faites pas trop… À moins d’un discours de pot de départ entre proches collaborateurs, inutile de vous étendre sur les raisons du départ, les éventuels ressentiments ou les mauvais souvenirs. Quelques mots de remerciements valent mieux qu’un long discours !

Olivier BAILLEUX

Cofondateur et CEO d'Eventastic