Comment rédiger l'ordre du jour de sa réunion ?

Réunion mars 13, 2020

La salle est réservée, la date fixée, l’horaire choisi et les participants sélectionnés. Reste à rédiger l’ordre du jour de la réunion, et bien, s’il vous plait ! Pour optimiser son efficacité et éviter les pertes de temps, l’ordre du jour est le plus bel atout productivité des équipes organisées. Et promis, tout le monde y gagne.

L’ordre du jour en réunion, coup de pouce utile ou étape cruciale ?

Qu’est-ce-qu’un ordre du jour de réunion, au juste ? Il s’agit d’une liste plus ou moins détaillée, mais toujours structurée, résumant les étapes de la réunion et ses éléments-clé. Autrement dit, quoi, qui, où, comment, pourquoi, soit le programme minuté des réjouissances à venir. Le but ? Construire la rencontre afin de répondre à tous ses objectifs, sans la faire traîner en longueur inutilement.

Envoyé en amont, l’ordre du jour de la réunion permet à chacun de comprendre si et pourquoi sa présence est requise, tout en préparant au mieux son intervention ou ses questions. Il cadre la rencontre, évite les débordements et les longueurs, simplifie le travail des intervenants et permet de constater en un coup d’œil si oui ou non, la réunion a répondu aux objectifs affichés.

Un tel programme n’est donc pas indispensable, et rien ne vous empêche de mener votre réunion sans ordre du jour. Mais oui, il est en revanche utile, voire crucial, pour quiconque a eu un jour l’impression de perdre son temps en réunion… ou de la quitter sans les solutions recherchées ! Testez, vous constaterez.

Ordre du jour de réunion : plantez le décor

Avant d’aborder les étapes de la réunion, commencez par cadrer votre ordre du jour avec les bonnes mentions. Très concrètement, la version la plus basique d’un ordre du jour de réunion correctement rédigé est un document débutant par un titre, qui résume en quelques mots son sujet. Inutile de détailler, optez pour la clarté et la sobriété.

Poursuivez avec la date et l’heure, puis le lieu de la réunion. Si vous avez choisi de louer une salle de réunion, n’oubliez pas d’en préciser l’adresse, vous éviterez les retardataires affolés. Selon le type de réunion et son degré de formalité, vous pourrez ensuite ajouter le nom de l’organisateur ou de l’organisatrice, puis ceux des participants. Et si besoin, la liste des documents à consulter avant la réunion, voire celle des ressources à apporter.

Ordre du jour en réunion : définissez un objectif

Pour mener à bien une réunion, commencez par définir son objectif principal, à savoir pourquoi son but. S’agit-il de présenter un nouvel outil, de mettre en place une nouvelle stratégie, de faire le point sur le développement d’un produit ou de choisir les dates des vacances ? Résumez en quelques phrases le pourquoi de la rencontre et les points qui seront abordés pour y répondre. Quatre ou cinq phrases, pas plus, et si l’exercice vous parait impossible, sans doute serait-il utile de redéfinir l’objectif avant de rédiger l’ordre du jour de la réunion.

Ordre du jour de la réunion : passez au planning

Oui, il s’agit bien de minuter la rencontre afin d’éviter qu’elle ne déborde. Qui, quoi, quand ? Pour préparer un ordre du jour de réunion productif, détaillez qui va parler, pour dire quoi et en combien de temps : une colonne pour le sujet à aborder, une autre pour le timing prévu et une dernière pour les intervenants concernés. Par exemple ? Alice se chargera de l’accueil et du bilan de la situation à 9h, Samuel de la présentation des actions envisagées à 9h30, Marine de la constitution des équipes de travail à 10h, etc. Pour une estimation juste, interrogez les intervenants sur le temps dont ils estiment avoir besoin.

Quoi qu’il arrive, prévoyez toujours un délai supplémentaire en fin de réunion pour l’indispensable débriefing, qui permettra à chacun de réclamer des précisions, d’affiner un sujet ou de faire des commentaires… et si la réunion doit être longue, ne faites pas l’impasse sur les temps de pause avec encas gourmand ! Des intervenants inhabituels ou inconnus de l’équipe devraient également bénéficier d’un délai supplémentaire pour se présenter. Attention, il ne s’agit pas de faire sonner un réveil à la fin du temps imparti, mais d’éviter les flottements et de fluidifier les transitions.

Ordre du jour de réunion : définissez des sous-objectifs

Créer un ordre du jour pour une réunion consiste à en structurer le déroulé, et plus la réunion s’annonce complexe, plus celui-ci devrait être détaillé. Vous rêvez de productivité ? Pour chaque sujet prévu dans l’ordre du jour, indiquez un sous-objectif précisant à quelle problématique le point abordé doit répondre. Tous doivent s’inscrire dans le cadre de l’objectif global, chaque réponse apportée constituant une partie de sa résolution.

Les sous-objectifs n’ont pas forcément d’utilité quand il s’agit de présenter un budget, mais s’avèrent précieux si la réunion vise à solutionner un problème. Au passage, la présence de ces sous-objectifs dans l’ordre du jour permettent aux intervenants de connaître exactement le but de leur prise de parole, et à l’organisateur de constater très rapidement si la discussion répond à la question. Donc de recadrer tout aussi rapidement en cas de hors-sujet !

Ordre du jour de réunion : choisissez les outils

Vous savez dorénavant comment rédiger l’ordre du jour de votre réunion, il vous faut encore récolter les éléments et choisir le bon outil pour vous lancer, si ce n’est pas déjà fait. Côté support, de nombreux modèles d’ordres du jour sont disponibles avec les logiciels de traitement de texte ou sur internet. Et personne ne vous empêchera d’utiliser un tableur si vous le préférez. Vous trouverez également des solutions spécialisées intégrées à certains logiciels de gestion de réunion ou systèmes de gestion d’équipe. N’hésitez pas à créer votre propre modèle d’ordre du jour, réutilisable pour les réunions suivantes !

Quant aux éléments à récolter ? Établissez vos priorités en tant qu’organisateur ou organisatrice, puis faites le tour des participants et intervenants. Dans ce cas, un document partagé, un logiciel de gestion d’équipe ou de mind mapping peuvent permettre de regrouper les attentes et objectifs de chacun au même endroit. Il vous suffira ensuite de les compiler et d’en déduire qui doit prendre la parole ou assister à la réunion.

Cette fois, vous êtes parés, il ne vous reste qu’à concocter votre propre ordre du jour de réunion. Prêts ? Trois, deux, un, rédigez.

Olivier BAILLEUX

Cofondateur et CEO d'Eventastic