Comment réussir son séminaire d’entreprise ?

Seminaire sept. 09, 2019

À chaque occasion son séminaire : définissez vos objectifs

Organiser un séminaire d’entreprise réussi commence par une seule et unique question : quel est son but ? Clairement défini, il garantit la cohérence de votre événement. Utilisez-le comme fil conducteur tout au long de l’organisation, afin de définir le nombre et la liste des participants, le type de prestations à prévoir, le lieu ou le budget de l’événement. Il s’agit également de votre principal élément de communication, permettant aux participants de comprendre pourquoi ils viennent ou ce qu’ils vont faire. Plus d’anticipation, donc, pour moins de déceptions !

Les objectifs les plus courants d’un séminaire d’entreprise :

  • Souder, motiver, stimuler, fidéliser les employés ;
  • Présenter la stratégie et les objectifs de l’entreprise, annoncer une nouveauté ;
  • Renforcer la culture de l’entreprise ;
  • Former ou manager les collaborateurs ;
  • Intégrer de nouveaux arrivants ;
  • Récompenser des équipes ;
  • Célébrer un événement ;
  • Rassembler les membres d’une division, d’un service ou d’une équipe.

La cohésion en tête : les bonnes animations pour votre séminaire

De l’avis des participants, un séminaire d’entreprise a pour rôle essentiel de passer du temps avec ses collègues et de renforcer l’esprit d’équipe. Les collaborateurs veulent donc pouvoir discuter avec leurs connaissances, prendre des nouvelles de ceux qu’ils croisent rarement ou apprendre à connaître les derniers recrutés. Une bonne nouvelle pour l’entreprise, à condition de leur en laisser le temps ! Pas question de les enfermer deux jours durant entre conférences et réunions, offrez-leur plutôt l’occasion de créer des souvenirs.

Autrement dit ? Le team building, roi du séminaire d’entreprise… mais pas seulement. Puisque la palette de prestations possible est vaste, piochez entre activités de team-building, formations ou animations avec une seule règle : la convivialité.

  • Le team-building. Choisissez des activités en phase avec le sujet de votre événement et les valeurs de votre entreprise. N’oubliez pas que les activités ludiques sont largement favorites, suivies des activités sportives ou culinaires.
  • Les formations. Profiter d’un séminaire pour proposer une formation aux collaborateurs revient à lui ajouter de la valeur… à condition de choisir une formation dynamique et interactive, favorisant les échanges et d’une durée raisonnable.
  • Les animations. Elles offrent la solution la plus simple pour dynamiser un séminaire, entre deux réunions ou deux conférences, durant un cocktail ou au cœur d’une soirée.
  • La restauration. Soignez les prestations traiteur ! Sélectionnez des formules mêlant qualité et originalité, adaptées au format des activités : cocktail, repas, pause-café… sans oublier de prendre en compte les éventuels régimes alimentaires variés des participants, du végétarien au sans gluten.

Pour un séminaire réussi, gare au rythme : alternez les activités

Si les participants d’un séminaire d’entreprise sont plus à l’écoute que dans un quotidien surchargé, l’overdose guette toujours. La meilleure solution ? Abandonnez les formats monolithiques des séminaires d’antan, les collaborateurs d’aujourd’hui aiment varier les plaisirs. Alternez discours et activités de team-building, conférence et cocktail, puis glissez une animation au milieu du dîner ou une formation entre deux sorties. Les formats courts sont généralement mieux perçus, les nouveautés bienvenues et l’effet de surprise apprécié !

  • Évitez les séminaires d’entreprise trop longs. La durée la plus courante est de deux jours. Au-delà, vous courez le risque de lasser votre auditoire.
  • Prévoyez des pauses. Offrir des temps morts aux collaborateurs entre les activités leur laisse l’occasion d’échanger plus librement, moins formellement, et donc de tisser de nouveaux liens.
  • Variez les formats. Ne prévoyez pas deux heures par activité avec pause de dix minutes entre chacune, au risque de renvoyer les participants à l’époque du lycée.

Le bon lieu pour le bon séminaire

Lorsque vient le moment de choisir le lieu d’un séminaire d’entreprise, retenez deux principes : les collaborateurs veulent changer de cadre et découvrir un endroit étonnant, de préférence atypique. En résumé, sortez-les de leur quotidien ! Le séminaire est perçu comme une coupure, l’occasion de vivre l’entreprise loin de la routine et du bureau. N’hésitez donc pas à jouer l’audace en embarquant vos équipes sous les oliviers d’un mas provençal ou dans les couloirs d’un véritable château… Si le luxe du lieu est certes un élément de satisfaction, le dépaysement passe avant.

  • Pensez nature. Pour la plupart des collaborateurs, changer de cadre implique de quitter la ville pour profiter de la nature. Ce, qu’il s’agisse d’un hôtel particulier avec jardin ou d’une ferme isolée en pleine campagne.
  • Changez de ville. Il est plus facile de dépayser les participants en les extrayant de leur quotidien, et donc de leur ville de travail. D’autant qu’il est, aussi, plus facile de les surprendre avec des activités dans un endroit qu’ils ne connaissent pas.
  • Prenez en compte les prestations prévues. Certaines activités de team-building peuvent nécessiter de l’espace, un extérieur, un équipement particulier… Même principe pour les animations, formations ou prestations traiteur. Un lieu sans wifi peut notamment compliquer l’organisation, sauf volonté expresse de déconnexion!
  • Comptez une à deux heures de trajet maximum pour rejoindre le lieu de votre séminaire d’entreprise. Au-delà, la contrainte peut en rebuter certains.
  • Étudiez les options d’hébergement et de restauration du lieu envisagé, si votre séminaire dure plus d’une journée. Les prestations doivent être pratiques, confortables et suffisamment nombreuses !
Vous maîtrisez l’essentiel du séminaire d’entreprise réussi, il ne vous reste qu’à désigner un responsable de l’organisation, à bloquer le budget, à communiquer sur l’événement… et surtout, à anticiper, puisque si la logistique est capitale, la planification l’est tout autant !

Olivier BAILLEUX

Cofondateur et CEO d'Eventastic