Comment organiser un kick-off meeting ?

Avant, on l’appelait réunion de lancement de projet. Aujourd’hui, on parle de kick off meeting, mais le concept reste le même et tout aussi essentiel : faire le point avec tous les intervenants d’un même projet pour établir plannings, objectifs et guidelines. En bref ? Pas de projet réussi sans kick-off meeting réussi, ce qui tombe plutôt bien, puisqu’on a fait le point sur la marche à suivre.

Les spécificités du kick-off meeting

Dans un kick-off meeting, la clarté et la clé. Les participants affichent souvent des profils disparates, certes complémentaires mais pas forcément sur la même longueur d’ondes : clients, collaborateurs, dirigeants, prestataires externes… En clair ? Si tous partagent un objectif commun, ils n’ont pas toujours le même niveau d’information, d’implication ou de compréhension. Or la réussite d’un projet dépend en partie de la communication entre les intervenants, aussi différents soient-ils.

Il s’agit de l’un des rôles essentiels du kick-off meeting : fédérer les équipes, créer un climat de confiance, clarifier tout ce qui peut l’être afin de fluidifier les échanges. Pas de fioritures ni d’explications compliquées, donc, les informations doivent être claires et surtout, réduites à l’essentiel. Pas de monologue soporifique ni de cours théorique non plus, vous allez devoir capter l’attention et la retenir pour impliquer les participants. Si vous envisagiez une formation à l’art oratoire, c’est le moment.

Choisir le lieu d’un kick-off meeting

Et le bon lieu dépend du kick-off meeting! Si la salle de réunion de votre entreprise est toujours une option, la location d’une salle de réunion hors des locaux est souvent privilégiée. Ce, à la fois pour faciliter le rassemblement des différents acteurs, les prestataires externes venant d’ailleurs, et pour optimiser la portée de l’événement : un kick-off meeting dans un lieu atypique permet aussi bien de marquer les esprits que de motiver les équipes et de favoriser la cohésion. Lancez votre projet dans un château, sur une péniche ou dans un loft, les participants ne l’oublieront pas de sitôt.

Kick off meeting : miser sur la convivialité

Choisir un lieu de location original plutôt que la salle de réunion du bureau répond aussi à un impératif de convivialité. Une ambiance agréable qui mêle sérieux et cohésion reste la façon la plus simple de créer une vraie dynamique autour du projet, et donc d’améliorer l’efficacité du kick-off meeting. Pour aller plus loin, envisagez toutes les options possibles pour créer un événement à la fois productif, ludique et fédérateur. Par exemple ? Organisez des temps de pause autour d’un café gourmand, terminez la réunion par une soirée ou précédez-la d’un repas, rythmez-la d’animations ou accompagnez-la d’un team building. Il ne s’agit pas d’oublier l’efficacité, loin de là, mais de créer du lien entre les différents participants.

Penser au plan projet avant un kick-off meeting

En théorie, vous devriez déjà l’avoir. Pour mémoire, tout de même, le plan projet concentre l’essentiel du projet dans un même document, élaboré bien en amont. Il contient tous les éléments-clé, des objectifs jusqu’aux livrables en passant par les ressources ou la planification. Un cahier des charges du projet, en somme, qui vous servira d’un bout à l’autre pour rassembler, convaincre, communiquer… ou préparer le kick-off meeting associé au projet en question !

Kick off meeting : suivre les bonnes étapes

Parlons peu, parlons clair. Si les étapes du kick off meeting peuvent varier en fonction du projet, elles suivent généralement la même logique, il vous suffit de les adapter à votre cas particulier.

1. L’introduction

Présentez-vous, même si tout le monde vous connait, puis présentez les participants à la réunion. D’autant plus si certains intervenants ne se connaissent pas, ce qui arrive souvent dans un kick-off meeting mêlant différents services et prestataires, internes comme externes. Inutile de détailler, un nom et une fonction suffisent pour l’instant.

2. L’ordre du jour

Rédiger un ordre du jour efficace, vous vous souvenez ? Un kick-off meeting reste une réunion et à ce titre, n’échappe pas à la règle. Quel que soit le projet concerné, prenez le temps d’en rappeler les grandes lignes : quel est le but de la réunion, qui doit intervenir, quand et durant combien de temps. Un bon ordre du jour vous permettra de structurer le kick-off meeting mais aussi de concentrer les temps de questions, entre autres, pour optimiser la productivité pendant la réunion. Transmettez-le aux participants en amont, ils pourront préparer leur intervention.

3. Le contexte et les objectifs

On ne sait jamais, certains ont pu manquer le début… et surtout, tous les participants à un kick-off meeting ne disposent pas toujours des mêmes informations. Vous avez résumé l’essentiel, revenez sur le projet ! Pourquoi existe-t-il, à quelles problématiques doit-il répondre, quelle est sa finalité ? Quoi qu’il arrive, restez concret et pratique : chacun doit comprendre pourquoi il est là et donner du sens à sa mission. Là encore, il s’agit d’impliquer des profils très différents, autant éviter d’en perdre la moitié en cours de route avec un monologue magistral.

4. Les phases du projet

Après le pourquoi, passez au comment. C’est le moment de reprendre votre plan projet ! Que doit concrètement produire ou livrer chacun, quand et sous quelle forme ? Le principe est simple, rappeler à chacun ce qui doit être fait pour assurer une compréhension optimale de l’ensemble du projet. Vous n’éviterez sans doute pas quelques incompréhensions ou hors-sujet, mais un récapitulatif concis et compréhensible par tous les limitera autant que possible…

5. L’équipe

Cette fois, vous en arrivez au qui. Là encore pour fluidifier les échanges dans le groupe, chacun doit comprendre à la fois son rôle et celui des autres grâce au kick off meeting. L’étape parait banale, mais constitue pourtant la clé d’un travail d’équipe productif : chacun doit s’avoir à qui s’adresser, quand et comment, pour clarifier un point autant que pour obtenir des éléments sans perte de temps. Autrement dit, définissez les règles de fonctionnement de l’équipe et sa hiérarchie, résumées sur un document partagé incluant les coordonnées de chacun.

6. Les méthodes

• La gestion des risques limite les pertes de temps en prévoyant les écueils et leurs solutions potentielles. Listez-les en équipe afin de les mettre en place rapidement le cas échéant, qu’il s’agisse de respecter le budget ou de gérer l’élément humain.
• Le plan de communication consiste à décider qui communique quoi, à qui, quand et comment : rapports hebdomadaires, mensuels, oraux ou écrits… Définissez des méthodes satisfaisantes pour les deux parties, livreur et livré.
• Les outils de mesure permettent d’évaluer en continu l’avancement et la réussite du projet. Mieux vaut donc qu’ils soient communs et établis dès le kick-off meeting !

7. Les prochains rendez-vous

Il est temps de planifier vos prochains rendez-vous, puisque si un kick-off meeting réussi est l’un des éléments-clés pour la réussite du projet, le suivi régulier en est un autre. Calez l’agenda, concrétisez-le et partagez-le.

C’est fait ? Vous aussi prêts que vous pouvez l’être, il ne reste qu’à… travailler, bravo.