Réussir sa conférence

Organiser une conférence réussie ne s'improvise pas. Voici quelques conseils à suivre pour mettre toutes les chances de votre coté.

Définissez le concept

Quel est le but de votre conférence ? Quel message souhaitez-vous faire passer, et à qui ? Si la question vous semble cruciale, tant mieux, puisque nombre d’événements perdent leur fil conducteur en cours de route. Résultat, une organisation chaotique et des objectifs manqués. Votre première étape ? Prenez simplement le temps de préciser noir sur blanc votre but, vos objectifs et le public-cible… ainsi que le budget.

Définissez le thème de la conférence

But + objectifs + public-cible = thème. Puisque vous savez ce que vous cherchez et quel type de participant vous devez intéresser, déduisez-en le thème et le titre de votre conférence. Attention, l’un comme l’autre doivent être porteurs et percutants, idéalement en rapport avec l’actualité pour un meilleur impact. Mieux vaut provoquer qu’endormir, n’hésitez pas à travailler votre concept ! Vous avez du mal à trancher ? Organisez un sondage auprès du public ciblé, vous obtiendrez une vision plus précise de leurs intérêts et les impliquerez, au passage, dans la vie de l’entreprise.

Désignez un organisateur

Comptez trois mois d’organisation pour une conférence réussie… une fois le thème choisi. Soit un délai conséquent, au cours duquel de nombreuses questions logistiques seront à résoudre, en particulier pour un événement d’entreprise de grande ampleur. Si vous n’avez pas ce temps, désignez un organisateur qui l’a ! Il sera chargé de coordonner tous les aspects, de la logistique à la communication, même si vous restez le ou la référent(e).

Choisissez les intervenants

Vous tenez le concept ? Vous avez tous les éléments pour choisir vos conférenciers. Prévoyez plusieurs choix et classez-les par priorités, à moins d’un budget extensible, d’un calendrier souple et d’une force de persuasion hors normes. Dans tous les cas, préférez des orateurs aux styles variés qui abordent votre thème par des angles différents afin de maintenir l’intérêt de l’audience. Fuyez les présentations théoriques trop longues, sans interactivité ni supports visuels. Sauf dans le cas d’un public averti d’ores et déjà passionné par le sujet de la conférence !

Choisissez la date de la conférence

Prenez en compte les disponibilités des intervenants et les impératifs des participants. Organiser une conférence en pleines vacances d’été ou inviter des commerçants en période de soldes sont rarement des choix judicieux… Mieux vaut adapter la salle à la date, que de perdre son public ou ses conférenciers.

Choisissez le lieu

Si la qualité des interventions est capitale, le lieu de la conférence ne l’est pas moins : vous marquerez les esprits plus efficacement dans un château que dans votre salle de réunion habituelle, aussi moderne soit-elle. Prenez donc le temps de réfléchir au type d’endroit apprécié par votre public-cible, puis de le chercher… sans jamais perdre de vue vos contraintes techniques, du nombre de participants à l’accessibilité, de la localisation au parking, des équipements audio-vidéo à la lumière. La salle de séminaire parfaite est un lieu atypique qui surprend, mais comprend toutes les prestations utiles à votre événement.

Pensez restauration

Il arrive que pas un invité ne remarque la qualité des prestations traiteur choisies, pris par les rencontres et les échanges. Choisissez de mauvaises prestations, en revanche, ils en parleront jusqu’à la prochaine conférence ! Prévoyez nourriture et boissons en accord avec votre thème, le lieu et la circulation : évitez un cocktail omnivore lors d’une conférence sur le végétarisme ou un buffet avec assiettes et couverts sans tables pour s’asseoir.

Intercalez des activités au sein de la conférence

Après quatre heures dans une salle de conférence bondée, même le plus talentueux des orateurs perd son public. Une solution ? Limitez la longueur des interventions et intercalez des activités d’équipe capables de briser la monotonie ! D’autant que de telles activités peuvent s’avérer complémentaires avec le thème de votre conférence et renforcer la cohésion des équipes. Alternez animations, team building ou formations, de préférences conviviales et ludiques : pour conserver un bon équilibre, établissez une chronologie sur papier du déroulement de la conférence.

Pensez divertissement

L’objectif de votre conférence est on ne peut plus sérieux ? Raison de plus pour l’aborder sous un angle divertissant, afin d’engager plus facilement l’audience. Adaptez l’angle au public, là encore, en choisissant le degré de divertissement en fonction du profil de votre cible : la notion ludique peut venir de spectacles comme d’activités sportives, d’exercices de cohésion comme de supports interactifs.

Misez sur la technologie

En règle générale et tant qu’ils sont, là encore, adaptés au public, les outils technologiques séduisent toutes les audiences. Au cours de la conférence, ils permettent d’engager les participants, de maintenir l’attention et de dynamiser la présentation ; au cœur une soirée, ils favorisent les échanges et la convivialité entre les invités. Ils peuvent même leur permettre de ramener un souvenir original de votre événement d’entreprise, depuis une photo jusqu’à un goodie imprimé en 3D.

Communiquez sur votre conférence

Diffusez votre événement professionnel auprès de votre cible dès que possible. Communiquez généreusement, en utilisant tous les supports à disposition, des réseaux sociaux à la presse spécialisée, des newsletters aux concours. Informez ensuite la communauté créée à mesure de l’organisation de la conférence, afin de maintenir son intérêt. Confirmez si possible les venues pour obtenir une estimation du nombre de participants… puis le jour J, prenez des photos, filmez les interventions, interrogez les participants. Vous en tirerez un contenu utile exploitable par la suite.

Vous tenez désormais les essentiels d’une conférence réussie. Pour le reste, il vous faudra compter sur le savoir-faire des intervenants… et sur le doigté de l’organisateur désigné. Si l’entreprise compte un habitué de l’organisation de conférences, faites confiance à son expérience !